Wie passen Fit-2-Standard und unternehmerischer USP zusammen?

Auf der einen Seite soll man seine Prozesse standardisieren, auf der anderen Seite sich vom Mitbewerb abheben. Was ist überhaupt ein Standardprozess? Und wieso sind gerade „Fit-2-standard“ und „Best Practices“ eine gute Möglichkeit, um mehr Zeit und Energie in den Ausbau des eigenen USPs zu stecken?

Standard? Klingt nach Einheitsbrei…

Ja, die Vereinheitlichung ist durchaus eine große Komponente bei der Standardisierung von Prozessen. Ein Standard ist aber auch der Konsens über die bisher beste bekannte Vorgehensweise für die zielführende Ausführung einer bestimmten Tätigkeit. Und genau in diesen Konsens und dessen Umsetzung in der Software wurde seitens der Softwarehersteller schon viel investiert. Moderne Cloud ERP Produkte bieten daher gut dokumentierte Standard-Prozesse basierend auf „Best Practices“, d.h. das Unternehmen muss bei den Überlegungen zur sinnvollen Abbildung das Rad nicht neu erfinden, das spart Zeit und Geld.

Unsere Prozesse sind sicher nicht im Standard!

Um die Prozessdiskussion zu unterstützen und den Erfolg sicherzustellen, werden vorab auch gegenseitig die Begrifflichkeiten er- und abgeklärt. So kann z.B. das Wort „Bestellung“ zwei Bedeutungen haben:

• Ihr Kunde bestellt etwas bei Ihnen
• Sie bestellen etwas bei einem Lieferanten

Hier ist es natürlich essentiell, vom gleichen zu sprechen.
Anhand von Demos im Cloud ERP System fällt es leichter, den Standard-Prozess des Software-Anbieters zu verstehen und auf die eigenen Prozesse umzulegen. Gerade im Finanzbereich sind viele Abläufe durch gesetzliche Bestimmungen vorgegeben, hier gibt es üblicherweise einen hohen Deckungsgrad.

Was ist überhaupt ein Standardprozess, z.b. in S/4HANA Cloud?

Sehen wir uns dazu einfach ein konkretes Beispiel an, den Prozess „Verkauf von Ware ab Lager“. In diesem Fall liegt die zu verkaufende Ware bereits auf Lager, d.h. es ist keine auftragsspezifische Beschaffung oder Produktion der Ware erforderlich. Dieser Prozess enthält z.B. folgende ausgewählte Prozess-Schritte:

• Anlegen eines Kundenauftrages im System
• Ermittlung des Verkaufspreises (inkl. etwaiger Rabatte, Steuern, usw.)
• Verfügbarkeitsprüfung, d.h. zu welchem Termin kann die entsprechende Menge dieser Ware geliefert werden?
• Übermittlung einer Auftragsbestätigung an den Endkunden
• Kommissionierung der Ware im Lager, d.h. die Ware wird für den Versand vorbereitet
• Warenausgang (inkl. zugehöriger Buchungen in der Buchhaltung) bzw. Versand der Ware
• Abrechnung des Kundenauftrages inkl. Verwaltung der offenen Posten
• Buchung des Zahlungseinganges bzw. Unterstützung des Mahnwesens

Klingt vertraut? Kein Wunder, das ist durchaus ein gängiger Ablauf. Umso besser, wenn es vorkonfiguriert ausprobiert und an eigene Bedürfnisse angepasst werden kann, z.B. möchten Sie vielleicht keine Auftragsbestätigung (automatisch) übermitteln.

Und wenn das für mich nicht passt?

Im Zuge des sog. „Fit-2-standard“ Workshops werden ihre aktuellen Prozesse mit jenen aus dem Best practice Werkzeugkasten abgeglichen. Handelt es sich um einen „Fit“, dann wird dieser Punkt einmal abgehakt.
Falls nicht, kommt er auf ein Backlog und wird in weiterer Folge hinsichtlich Anpassungsmöglichkeiten (Unternehmen bzw. Software) noch einmal durchleuchtet. Der Grad der Anpassung kann hier von einfacher ‚In-App-Extensiblity‘ (z.B zusätzliche Felder, angepasste Formulare ..) bis hin zur Entwicklung von eigenen Apps auf Basis der Business Technology Platform erfolgen (Side-by-Side-Extensibility).

Und was ist mit meinem USP?

Ziel des „Fit-2-standard“ Ansatzes ist es, im Unternehmen möglichst viele Prozesse gemäß den Standard-Einstellungen von Cloud ERP abzubilden. Dies ermöglicht in weiterer Folge auch die Automatisierung von Tätigkeiten, die bis jetzt oft manuell und vor allem repetitiv erledigt werden mussten. Die Integration und das Zusammenspiel unterschiedlicher Prozesse (z.B. Verkauf, Lager, Buchhaltung) erhöht auch wesentlich die Transparenz für die Anwender.

Die Maxime lautet „keep the core clean“, um an automatisch an Weiterentwicklungen der Lösung zu partizipieren. Der USP bzw. die unternehmensspezifischen Prozesse können außerhalb des ERP-Cores umgesetzt und können nach eigenem Ermessen gesteuert und weiterentwickelt werden.

Diese Zeitersparnis der Anwender bringt mehr Energie für die Weiterentwicklung des Unternehmens und dessen Produkte bzw. Dienstleistungen, und hilft dadurch direkt dem USP.

OK, ich möchte gerne mehr erfahren!

Sehr gerne! Kontaktieren Sie uns und wir beantworten gerne offene Fragen bzw. unterstützen Sie bei der weiteren Vorgehensweise.