Die wichtigste Investition, die bei IT-Einführungen jedoch fast immer vergessen wird.

Die größte Akzeptanz und Mitarbeit im Rahmen von Veränderungsprozessen erreichen Sie dann, wenn Sie eine transparente und ehrliche Kommunikation dazu führen.

Jeder von uns kennt das Gefühl der Unsicherheit und das sich einschleichende Misstrauen im Austausch mit anderen. Vor allem dann, wenn es um Veränderungen geht, bei denen nicht von Beginn an klar ist, was auf die Betroffenen zukommen wird. Häufig wird das Misstrauen dadurch ausgelöst, dass jenen, die die Entscheidungen treffen, die Kompetenz abgesprochen wird, zu wissen, was tatsächlich gebraucht wird. Dies ist meist dann der Fall, wenn die getroffenen Entscheidungen einen unmittelbaren Eingriff in die Arbeit der MitarbeiterInnen bedeuten und der Entscheidung dazu keine Einbindung der Betroffenen vorangegangen ist. „Wieder mal hat uns keiner gefragt!“, heißt es dann in vertraulichen Gesprächen.

Wenn schon nicht im Rahmen der Entscheidungsfindung, müssen die MitarbeiterInnen spätestens ab dem Zeitpunkt der Entscheidung eingebunden werden, denn

• sie sind es, die die Investition in das System in der täglichen Zusammenarbeit zu einem Return on Investment für Ihre Organisation verwandeln.
• sie sind es, die das System intern und ggf. auch an der Schnittstelle zum Kunden nutzen.
• sie sind es, die für einen effizienten und produktiven Einsatz des Systems verantwortlich sind.

Das können sie jedoch nur dann sein, wenn sie den Nutzen und den Sinn dahinter erkennen und in der täglichen Arbeit erleben. 

Im Rahmen von IT-Projekten geht es häufig darum, durch den Einsatz neuer Software die Arbeitsabläufe und -prozesse zu unterstützen. Dabei kommt es oft zu Widerstand von Führungskräften und MitarbeiterInnen. Es gibt viele Gründe, gegen eine Veränderung zu sein: „Bisher hat es doch auch funktioniert!“ „Bringt das wirklich so viel?“ – Was jedoch immer mitverantwortlich ist für den Widerstand, ist die fehlende oder auch unbedachte Kommunikation darüber. Ein IT-Projekt im Unternehmen bedeutet im ersten Schritt vor allem die Analyse von Arbeitsabläufen und -prozessen. Diese sollen im System abgebildet werden. Es sind aber auch genau die Prozesse, mit denen die MitarbeiterInnen täglich befasst sind. Damit sind die Auswirkungen auf die Zusammenarbeit im Rahmen einer Softwareeinführung im wahrsten Sinne des Wortes vorprogrammiert. Bloß hat daran niemand gedacht. Alle hatten nur die erwarteten Einsparungen und Effizienzsteigerungen im Blick.

Unsere Empfehlung: Investieren Sie in Kommunikation. 

Es geht darum, gemeinsam darüber nachzudenken und miteinander darüber zu reden, wie Veränderung und in diesem Beispiel konkret eine Softwareeinführung gelingen kann. Investieren Sie im Vorfeld Zeit und Wissen, das in der Organisation vorhanden ist. Bereiten Sie das Projekt so vor, dass die Umsetzung mit größtmöglicher Akzeptanz über die Bühne gehen kann. Wie das gelingen kann, werden Sie sich fragen: „Binden Sie die betroffenen MitarbeiterInnen und Führungskräfte so früh wie möglich in den Prozess ein“.
Empfehlung aus unserer Praxis, für den Fall, dass die Entscheidung bereits getroffen wurde:Achten Sie in Ihrer Kommunikation zur getroffenen Entscheidung auf Nachvollziehbarkeit.Bereiten Sie sich daher in strukturierter Form darauf vor. 

Schritt 1: Vorbereitung der Kommunikation der Entscheidung

• Erläutern Sie, warum die Entscheidung notwendig ist, und vergessen Sie dabei nicht, auf die Ausgangssituation einzugehen.
• Erzählen Sie über den Prozess, d.h. wie Sie zum gewählten Produkt gekommen sind, und vergessen Sie dabei nicht, auch die Alternativen zu erwähnen.
• Zählen Sie die Entscheidungskriterien auf und sprechen Sie über die getroffene Entscheidung basierend auf diesen Kriterien.
• Sprechen Sie über die Auswirkungen und Folgen, wenn die Entscheidung nicht umgesetzt wird. 

Schritt 2: Fragen, Feedback und Inputs der MitarbeiterInnen 

Geben Sie den betroffenen MitarbeiterInnen und Führungskräften im Anschluss daran 15 bis 20 Minuten Zeit, Fragen zu formulieren sowie Feedback und Inputs für die Schritte der Umsetzung zu diskutieren. Wie das strukturiert werden kann?

• 15 bis 20 Minuten Diskussion in Kleingruppen
• Schicken Sie die Kleingruppen mit folgenden Fragen in die Diskussion: Was ist mir/uns unklar? Worauf müssen wir bei der Umsetzung achten? Welche Kompetenzen und Ressourcen brauchen wir, um das Projekt erfolgreich umzusetzen?
• Nehmen Sie sich weitere 20 bis 30 Minuten Zeit, die Ergebnisse zu sammeln.
• All jene Punkte, die Sie gleich beantworten können, sollten Sie sofort klären. Alles, was an Inputs, Fragen und Feedback kommt und einer weiteren Klärung bedarf, sollten Sie aufnehmen und nach Klärung an die Gruppe rückmelden. (Zeitrahmen dafür 7 bis max. 14 Tage – in jedem Fall noch vor offiziellem Projektbeginn)

Achten Sie immer darauf, im Projekt für Klarheit und gemeinsames Verständnis zu sorgen. Das wird Ihnen die Umsetzung erleichtern und den Widerstand auf ein Minimum reduzieren.